Adiós a las facturas en PDF, Word o Excel

Nueva normativa para la emisión de facturas

Los autónomos, los más afectados

La decisión de implementar esta medida surge como respuesta a la necesidad de combatir el fraude fiscal y mejorar la eficiencia en la gestión de los tributos.

En la última década, los trabajadores independientes han confiado mayormente en herramientas y formatos digitales como PDF, Excel y Word para la emisión de facturas.

La adopción de estos métodos se ha generalizado por su facilidad de uso y accesibilidad, especialmente con la transición hacia la facturación electrónica y el abandono del papel. No obstante, se avecinan cambios significativos. De acuerdo con las recientes directrices del Ministerio de Economía, se anticipa que para los años 2025 a 2026, dichos formatos ya no serán aceptados, lo que requerirá que los autónomos se ajusten a nuevos estándares de facturación electrónica, ya sea mediante software aprobado o utilizando la plataforma que el Ministerio tiene previsto lanzar. Si quieres profundizar en el contexto de esta transición, puedes ampliar información en este artículo sobre más cambios en el sistema de facturación electrónica.

Requesitos para los nuevos programas de facturación

La normativa Crea y Crece se ha convertido en un hito al instaurar la facturación electrónica como un requisito en el sector privado, buscando incrementar la transparencia y la eficiencia en las operaciones de comercio. El propósito de esta legislación va más allá de la mera reducción del fraude fiscal; su meta es la actualización del sistema de facturación para que responda a las tendencias digitales actuales. Para quien desee profundizar en el contenido jurídico, puede consultarse el texto íntegro de la Ley 18/2022 en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Con la implementación de este reglamento, será obligatorio para los trabajadores por cuenta propia dejar de lado los métodos de facturación convencionales en favor de soluciones electrónicas que garanticen la integridad y el seguimiento de cada transacción. Al entrar en vigor, se exigirá que los software de facturación cumplan con estándares específicos para su aprobación oficial. Para conocer con más detalle el ámbito de aplicación, las obligaciones y las modalidades de uso de los nuevos sistemas informáticos de facturación (incluido VERI*FACTU), puede consultarse la información oficial de la Agencia Tributaria.

Los estándares aceptados para la generación de facturas electrónicas comprenden el formato XML de CEFACT/ONU, los formatos UBL que se ajustan a la norma ISO/IEC 19845:2015, el formato EDIFACT según la norma ISO 9735, así como el formato Facturae en su última versión disponible. Estas estructuras aseguran la trazabilidad y autenticidad de las facturas, en conformidad con los requerimientos legales establecidos. Por su parte, los trabajadores por cuenta propia podrán optar por emplear la plataforma pública en desarrollo por el Ministerio de Hacienda o seleccionar un software de facturación que esté oficialmente aprobado por la legislación vigente.

Recordamos que el formato Facturae es un estándar estructurado para la factura electrónica específicamente diseñado para su uso en España. Desde el 15 de enero de 2015, según la Ley 25/2013, todas las facturas enviadas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas y ajustarse a este formato. Facturae versión 3.2.x es la versión actualmente en uso y debe incluir una firma electrónica XAdES para garantizar su autenticidad y trazabilidad.

Periodos de aplicación y sanciones

Tras la ratificación del reglamento, se iniciará un periodo transitorio de dos años.

En el curso del primer año, se requerirá que las entidades con ingresos que excedan los ocho millones de euros implementen la facturación electrónica. En el segundo año, esta obligación se extenderá a todos los trabajadores por cuenta propia y pequeñas y medianas empresas. A lo largo de esta fase transitoria, las corporaciones de mayor tamaño deberán proveer un documento en formato PDF junto con sus facturas electrónicas, con el objetivo de simplificar el proceso de transición para sus clientes.

Las sanciones por no implementar la facturación electrónica varían según la naturaleza y gravedad de la infracción. Según la información disponible, las multas pueden ser las siguientes:

• Por cada factura no emitida en formato electrónico: Hasta 3.000 euros.
• Por no registrar y almacenar las facturas digitales durante el plazo de 4 años: Hasta 6.000 euros.
• Por no cumplir con las exigencias fiscales y contables relativas a la regulación: Hasta 24.000 euros.
• Por incumplir las normas sobre seguridad y privacidad: Hasta 60.000 euros

Además, se ha reportado que las empresas que no emitan facturas electrónicas cuando estén obligadas a hacerlo podrán enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros por cada infracción.

Acogida de las nuevas medidas

La reacción de los autónomos y pequeñas empresas ante la implementación de la facturación electrónica en España ha sido mixta. Por un lado, hay reconocimiento de los beneficios a largo plazo que la digitalización puede aportar, como la eficiencia en la gestión administrativa y la reducción de costes operativos. Sin embargo, también existe preocupación por los desafíos que representa, especialmente en términos de inversión inicial en nuevos sistemas y la necesidad de adaptarse a un entorno digitalizado.

Un estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España reveló que las pequeñas empresas fueron líderes en la adopción de la facturación electrónica en 2022. Esto sugiere una tendencia positiva hacia la digitalización entre las pymes, posiblemente debido a la conciencia de las ventajas competitivas y de eficiencia que ofrece la factura electrónica.

Por otro lado, la obligatoriedad de la factura electrónica, que será efectiva para todas las empresas y autónomos en España una vez cumplidos los plazos establecidos por la Ley Crea y Crece, ha generado cierta inquietud. Las empresas con ingresos superiores a ocho millones de euros tendrán un año para adaptarse, mientras que las de menor tamaño dispondrán de dos años para la implementación. La adaptación y la planificación son claves para la transición, y el soporte técnico y la formación serán cruciales para facilitar este proceso.

En resumen, la reacción general indica una aceptación cautelosa de la facturación electrónica, con una comprensión clara de los desafíos y una disposición a adaptarse para cumplir con las nuevas regulaciones y aprovechar los beneficios a largo plazo. La transición puede parecer desafiante, pero con la preparación y adaptación adecuadas, se espera que los autónomos y las pequeñas empresas se beneficien de un sistema más eficiente y seguro.

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